Los primeros pasos de una Pyme suelen ser difíciles. A la carga de la inversión, el papeleo y la captura de clientes inicial, se debe añadir la aplicación de procesos internos que permitan tener un flujo constante y ordenado de activos y una correcta administración de pasivos, controles de pago, compras, etc. Sin duda, uno de los procesos críticos que deben tener mayor atención es el de compras.

Al momento, pocas empresas tienen un sistema integrado para los procesos de compras, de igual manera, más de la mitad de ellas no utilizan contratos de compra, lo que a la larga puede resultar en fuga de capital por pérdidas de diversa índole.

Ante todo, en el inicio de sus ciclos, deben tener una buena visibilidad, contar con un flujo de aprobación de compras predefinidos, contar con sus datos de catálogos unificados y tener un control total del flujo de compras, desde la necesidad, aprobación, pedido, recepción y facturación.

Entre las mejores prácticas que una empresa debe promover desde el inicio están: gestionar la cadena de proveedores, teniendo un control organizado de cada paso requerido; automatizar los procesos internos, para garantizar una operación ininterrumpida sin importar la rotación e personal y la creación de gestión de contratos, que permita mantener dentro de los causes ordenados los puntos requeridos.

Otra de las herramientas que ayudaría a optimizar el departamento de compras, eliminando muchos de los problemas más comunes es un sistema automático, que de seguimiento íntegro al proceso una vez aprobado. De esta manera el flujo de aprobación electrónica tendrá información actualizada, predefinida y unificada de los catálogos y requerirá de menor tiempo y supervisión para llevar a buen término las tareas necesarias.

Por último, debe tomar en cuenta que no es suficiente la implementación de un proceso en el departamento. Siempre es necesario contar con métricas que permitan saber si los procesos son eficientes, comparándolos con los de otros departamentos de la compañía; reducir gastos y comparar el monto de los gastos con y sin contratos, buscando que estos últimos se disminuyan al mínimo posible. Esto permitirá además contar con un estimado de ahorro promedio en compras por semestre y tener una visión de gestión de riesgos, fincado en el ahorro logrado.

Una sana colaboración con la cadena de proveedores siempre permitirá que su empresa alcance nuevos éxitos y crezca de manera eficiente.

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Acerca de TOTVS:

Líder absoluta en Brasil, con 53.1% del market share*, y también en América Latina con 35.6%, TOTVS es una empresa de software, servicios y tecnología. Es la 6ª mayor desarrolladora de sistemas de gestión integrada (ERP) del mundo y la 1ª en países emergentes, siendo también líder en el segmento de pequeñas y medianas empresas (Pyme) en América Latina. TOTVS fue la primera empresa del sector de TI de América Latina a abrir capital y está listada en el Nuevo Mercado de la Bolsa de Valores de São Paulo - BOVESPA. Sus operaciones en ERP son complementadas por un amplio portafolio de soluciones verticales y de servicios como Consultoría, BPO y Cloud Computing. *Fuente: Gartner – “All Software Markets”, Worldwide, 2011