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La clave de la automatización en los procesos administrativos - Parte I

La automatización de procesos administrativos es la utilización de sistemas buscando hacer más fácil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una empresa. En general todas las actividades que desarrolla una persona dentro de una organización tienen como soporte un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que en últimas indica cómo fluye la información dentro de la misma.

Cuando esos procesos están definidos y se tiene claro qué personas, de qué áreas y qué actividades deben desarrollar dentro del proceso, cuando se sabe qué información ingresa, se transforma y se entrega al final de éste, se habla de un sistema y es en este momento cuando se puede pensar en automatizar.

La automatización de un proceso corresponde a la implementación de una  tecnología para apoyar la realización de las actividades dentro del mismo. Esta puede llevarse a cabo cuando existe un proceso en el que participan varias personas con tareas y actividades bien definidas, que deben ser realizadas en un orden específico y que típicamente se apoyan en documentos/información que ingresa, se crea y/o se transforma.

 

El papel de la tecnología de información

La automatización de procesos administrativos es la aplicación de un grupo de herramientas de software y hardware, que conforman un sistema de información buscando aumentar su eficiencia.

Los procesos en las empresas están compuestos por aquellos que generan información estructurada que es la que se administra y soporta en sistemas transaccionales como contabilidad, compras, facturación, inventarios, etc., así como en procesos que se apoyan en información no estructurada, que se administran y apoyan en documentos externos, en correos electrónicos, en hojas de cálculo y procesadores de texto. Se estima que solo el 20% de la información de una empresa es estructurada y el 80% o más es la que se considera no estructurada.

La automatización de procesos administrativos normalmente empieza por sistematizar la información estructurada, es decir en la compra de software ERP que atienda los procesos transaccionales; en una segunda fase se complementa con la automatización de procesos de información no estructurada, que se logra por la integración de herramientas ofimáticas (correo electrónico, hojas de cálculo, procesador de palabras etc.) y herramientas de productividad conocidas como soluciones ECM (Enterprise Content Management) que traducen Gestión de Contenido Empresarial o BPM (Business Process Management) que traduce Gestión de Procesos de Negocio.

En ambos casos tanto en la implementación de soluciones transaccionales como la implementación de soluciones de productividad, la empresa se enfrenta a retos significativos frente a la formalización de procesos y procedimientos, a la definición de flujos de información y en generar una estructura organizacional adecuada para soportar el negocio.

En definitiva, contar con la tecnología y con el adecuado equilibrio entre los dos tipos de automatización de procesos de información, asegurará una buena gestión dentro de la empresa e impulsará su crecimiento.

 

Acerca de TOTVS:

Líder absoluta en Brasil, con 53.1% del market share*, y también en América Latina con 35.6%, TOTVS es una empresa de software, servicios y tecnología. Es la 6ª mayor desarrolladora de sistemas de gestión integrada (ERP) del mundo y la 1ª en países emergentes, siendo también líder en el segmento de pequeñas y medianas empresas (Pyme) en América Latina. TOTVS fue la primera empresa del sector de TI de América Latina a abrir capital y está listada en el Nuevo Mercado de la Bolsa de Valores de São Paulo - BOVESPA. Sus operaciones en ERP son complementadas por un amplio portafolio de soluciones verticales y de servicios como Consultoría,  BPO y Cloud Computing. Presente en México desde 2003, es hoy la tercera mayor proveedora de software de gestión empresarial en el país y la de mayor crecimiento también. Con presencia en las cuatro plazas más importantes (Guadalajara, Querétaro, Monterrey y D.F.) y una estrategia sólida de canales en el territorio nacional. Para más informaciones, acceda al sitio web: www.totvs.com. *Fuente: Gartner – “All Software Markets”, Worldwide, 2011

 

Por Mauricio Zapata Director Ejecutivo TOTVS Medellín-Colombia
Fuente: http://www.totvs.com/home
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Publicado en: 2013-04-12 / Categoría: Tecnología / Estadísticas: [ 758 Lecturas ] / Total comentarios: 0
 
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